Het nieuwe managen

Interview met Olaf Broeders van Brainwave Associates.
Kernactiviteit is het valideren van bedrijfsstrategie, implemen- teren van strategie, processen, visie, regelgeving en te (her-)implementeren en waar nodig te helpen met het kiezen of (her)implementeren van uw IT systemen. Kortom, klanten begelei- den naar een betere bedrijfsvoering met als doel blijvende resultaatsverbetering. Onderscheidend is de focus om kennis en ervaring over te dragen naar de klant. Langdurige en kostbare consultancytrajecten worden zo vermeden.

Mooi voorbeeld is dat bij een ISO audit bepaalde mensen niet op kantoor mogen zijn, een groot deel van de mensen 2 weken voorafgaandaan de audit alleen maar bezig zijn om alle systemen bij te werken, de documenten te completeren en te verzamelen etc. Dat betekent nogal wat, het gaat ten koste van kostbare productieve tijd, maar veel erger; de regelgeving wordt totaal niet nageleefd omdat deze niet is geborgd in de werkwijzen van de medewerkers.
 
Als dit al niet op orde is, hoe kun je dan als management veranderen die moeten leiden tot effectiever en efficiënter werken op een juiste manier doorvoeren? Niet dus, we benoemen een verandering, maken er een project van en vervolgens werkt iedereen op de oude manier door. Zonde tijd, zonde geld! KPI’s aan processen koppelen, direct kunnen sturen als een KPI ver achterblijft, welke organisatie is daartoe nu echt in staat? Te vaak zijn rapportages ingericht op dezelfde wijze als 15 jaar geleden. Wie is er verantwoordelijk voor de informatie en de data? Wat wordt er hergebruikt? Allemaal zaken die men op ‘basis van buikgevoel’ goed geregeld denkt te hebben, maar in de praktijk is het zelden ook daadwerkelijk juist en worden we weer verrast door het resultaat.

Ander mooi voorbeeld is: “we gaan maatschappelijk verantwoord ondernemen” of “we worden een groen bedrijf”. Vervolgens worden er allerlei doelstellingen gedefinieerd en heeft men totaal geen idee wat nu de impact is om het te implementeren.”. Heldere taal!

Hoe pakken jullie dat aan en wat is daarin vernieuwend? “Om onze aanpak te ondersteunen hebben we HBiB Manage ontwikkeld; dit is een online management portaal”. Wat bedoel je daarmee? “Nou eigenlijk heel simpel; online omdat we het tijds- en plaats onafhankelijk   willen benaderen, management omdat we al jaren praten over dashboards, meten van performance en dergelijke maar de grootst mogelijke moeite hebben om de juiste informatie en cijfers op het juiste moment bij de juiste mensen te hebben en dan nog, dan hebben we het over informatie achteraf, is het resultaat al zichtbaar en is er niet tussentijds bijgestuurd. En middels het portaal willen we de informatie niet ‘los’ hebben maar centraal op één plaats. Eén plaats waar ALLE relevante bedrijfsinformatie bij elkaar komt en aan elkaar gekoppeld is”, aldus Broeders.

HBiB Manage is gebaseerd op Holistic Balance in Business, een wijze om in een kader organisaties weer te geven, te veranderen en blijvende resultaatsverbetering te realiseren. Het kader is gebaseerd op 5 bedrijfscomponenten: DOEL-PROCES-MENS-REGEL-SYSTEEM (voor meer info zie www.hbib.nl ). HBiB Manage ondersteunt het totaal van het potentieel in de organisatie! Een structuur om operationele processen en ondersteunende processen centraal vast te leggen en alles aan elkaar gekoppeld. Op basis van je rol kun je exact zien wat je verantwoordelijkheden zijn, welke acties je dien uit te voeren, welke regelgeving van toepassing is, met welke KPI’s en KRI’s je te maken hebt, wat de benodigde competenties zijn en welke systemen je waarvoor dient te gebruiken en ook voor al HOE te gebruiken!

De volgende stap is om de bestuurlijke processen en de verbeterprocessen te ondersteunen en te begeleiden. Pas als dit op een juiste wijze wordt ondersteund, kunnen veranderingen ook succesvol worden doorgevoerd. Maar ook het vooraf zichtbaar maken van de impact van de verbeteringen is nu eenvoudig! Een kleine verbetering met veel gevolgen, kan wellicht beter op een later moment uitgevoerd worden dan een kleine verbetering zonder impact. Dit vergt wel een andere aanpak van de manager, zijn werk wordt inzichtelijk gemaakt en meetbaar, welke verbeteringen zijn doorgevoerd, wat is het resultaat ervan. Kortom het nieuwe managen is geboren!

Wat is nu het voordeel voor jullie relaties? Broeders: “Een echt totaalbeeld van je organisatie levert veel op; werken we efficiënt en effectief, waar kunnen we verder door automatiseren, men vindt informatie ipv het te zoeken, een audit van een accountant gaat veel sneller en beter, certificeringen worden veel eenvoudiger gecontinueerd, maar vooral de kwaliteit van het geleverde werk is hoger, wat leidt tot hogere klanten en medewerkers tevredenheid!  Maar vooral een zelflerende organisatie die in staat is zich van binnenuit doorlopend te verbeteren! Open te staan voor invloeden van buitenaf en snel kan anticiperen op veranderende (markt) omstandigheden! Kortom blijvende resultaatsverbetering te realiseren!”

Maar bestaat zoiets dan nog niet? “Ja en nee. Ja het bestaat, maar in de markt zien we allemaal  aparte omgevingen, voor het beschrijven van organisatie en dat is dan weer een andere tool dan waar de competenties van de mensen in staan. Wie zien uiteraard veel kwaliteits management systemen, maar die staan dan weer los van de procesbeschrijvingen. De systemen staan technisch beschreven en de blauwdruk ervan staat in een ander los document, terwijl dat juist de vertaling  van de business met de processen naar de automatisering zou moeten  zijn. Alles dient onderhouden te worden, gesynchroniseerd te blijven en door iedereen geraadpleegd te worden. Wie weet nog waar er gezocht moet worden, of de versie die men heeft wel de juiste en laatste is? Dus het feitelijke antwoord is NEE, het bestaat nog niet in al zijn eenvoud,  toegankelijkheid, (gebruiks)gemak en beheersbaarheid! Door alles centraal te plaatsen en te verbinden is er één versie, één waarheid, maar ook maar één plaats die onderhouden hoeft te worden”, aldus een stellige Broeders, die voorziet dat hij met zijn aanpak echt van toegevoegde waarde voor zijn relaties is en snel de voordelen van zijn aanpak zichtbaar kan maken. Doordacht en doortastend met snel en zichtbaar resultaat.

Olaf Broeders: nl.linkedin.com/olafbroeders